AI活用の前に整える土台：マスタ参照を固定して“意味の揺れ”を止める（脱Excelの第一歩）
j-costar
作業者のやり方は変えずに、作業時間を15倍短縮した話（まずは“基準点”を一本化した）
想定読者：Excel運用が限界に近い現場／入力ブックが複数あり、同名項目の意味ズレで手戻りが増えている担当者
結論
- 目標は 「Excelの見た目・文言は変えず」 に、トータル作業時間を短縮すること。
- 改善前は 入力120分＋出力180分（合計300分）。
- 入力の手戻り主因は ルール解釈違い（70%）。人ではなく仕組みの問題だった。
- 最大の一手は マスタ参照を1箇所に統一（参照方法を固定＝揺れを止める）。
- 結果、想定外データが無い場合は 300分→20分（約15倍）。次は **集計・出力から脱Excel（Sheets+GAS）**へ。
1. 何を短くしたのか（“トータル作業時間”の範囲）
今回の「トータル作業時間」は、次の2区分です。
- 区分①：データ入力（入力開始 → 入力完了）
- 区分②：集計・出力（入力済データ → 取りまとめ → 集計 → 出力完了）
主戦場は 区分① → 区分② の順で、両方です。
2. 改善前→改善後（Before / After）
- 入力（区分①）：120分 → 15分（約8倍）
- 出力（区分②）：180分 → 5分（約36倍）
- 合計：300分 → 20分（約15倍）
注：この短縮は 「想定外データが無い」（＝前提が守られている）場合の実績です。想定外が出た場合は、後述の復旧手順で対処します。
3. 入力が遅い“本当の理由”（主因は手戻り）
区分①（入力）が遅くなる要因は次でした。
- 主因：手戻り（確認・差し戻し・記入漏れ）
- 副因：入力項目が多い／重複入力
さらに手戻りの内訳を出すと決定的でした。
- 記入漏れ：5%
- 入力ミス：10%
- ルール解釈違い：70%
- 確認待ち・承認待ち：10%
- その他：5%
つまり「入力が遅い」のではなく、“意味が揺れる” のがボトルネックでした。
解釈違いが起きる原因（代表例）
- 入力ブック（Excel）が複数あり、同じフィールド名でも意味が違う
- 参照する マスタ的データが正確に定義されていない
- 分割納品など 例外処理が煩雑 で、判断が増える
4. 制約条件（ここが肝）
今回は「作業者の作業方法は変えない」を明確にしました。
- 入出力ツール＝Excelのまま
- 様式／見栄え／文言も維持
一方で「裏側」は変えてOK。
- マスタ整備：OK
- 集計方法：OK
- チェック機構：OK
- ファイル統合の仕組み：OK
（※入力補助：入力規則・ドロップダウン等は、現時点では未実施）
5. 最大の一手：マスタ参照を1箇所に統一（参照方法を固定）
結論から言うと、効いたのはこれです。
マスタ参照を1箇所に統一した
ここで重要なのは「場所固定」よりも 参照方法の固定。
「誰がどのファイルを見ても、同じ意味を参照する」状態をつくります。
参照方法を固定する“3段ロック”
- **Excelテーブル名（構造化参照）**で「意味」を固定
- VBAで参照先（シート名／テーブル名）を定数化して「参照の揺れ」を止める
- **ファイル名固定（VBAで担保）**で「入口」を固定（フォルダ固定も視野）
6. 集計・出力（区分②）で毎回やっていたこと
改善前、区分②は概ねこの3段でした。
- 分散ソースデータファイルを 一つに統合
- 出力に適ったデータ処理（抽出 → 並び替え → 集計：VLOOKUP相当をVBA）
- 出力
遅さの要因は、
- 主因：集計手順が複雑で、毎回同じ操作を反復
- 副因：整形・名寄せ・揺れ吸収が手作業
でした。
7. “想定外データ”が出たときの扱い（現状の運用）
現状は 集計後（出力結果）で検知して修正しています。
想定外データの例
- 半角空白／全角半角文字の混入（「無いはず」が混ざる）
- 想定していない組み合わせが存在し、抽出でエラー
復旧手順（5ステップ）
- エラーレポート（または抽出エラー箇所）を確認
- 該当行を特定
- 修正（空白除去／表記統一／マスタ追加など）
- 再集計
- 出力確認
8. データ辞書（フィールド辞書／マッピング表）
入力ブックが複数ある現場では、ここが“勝敗”を決めます。
同名フィールドでも意味が違うため、先に「対応表（辞書）」で意味を固定します。
図：フィールド辞書の例（WS×複数 ⇔ OUT-DATA）
※この記事では、実際の運用に合わせた表を「辞書」として固定しました。
9. 脚注（*1 *2 *3 *code）の定義（辞書を“運用できる”形にする）
辞書の中でも、*印を付けた項目は「意味が揺れやすい／参照が必要／チェックが必要」な要注意ポイントです。
*1：識別子系（SNO / 受付 など）
- 定義：行を一意に扱うための識別子（連番／受付番号など）
- チェック：空欄NG／重複NG（重複時はエラー扱い）
- 備考（任意）：統合時に重複しうる場合は「複合キー」を定義
*2：区分マスタ参照（注文区分 など）
- 定義：カテゴリを表す区分（解釈が揺れやすい）
- 参照：マスタ（唯一の参照先）を固定
- チェック：マスタに無い値はエラー（想定外データ）
*3：データ区分（処理分岐に直結）
- 定義：処理の分岐に使う区分（抽出条件に直結）
- チェック：未定義値は抽出エラーとして止める（黙って落とさない）
*code：部品コード（未付与・表記ゆれが起きやすい）
- 定義：部品を一意に表すコード（未付与が発生しうる）
- 正規化：前後空白除去／全角半角統一／表記ゆれ統一
- 補完：未付与時はマスタから補完、補完不可はエラー
10. キー設計（名寄せの中心）
統合・名寄せの主キーは次です。
- 伝票番号＋品番 を Hash化してキー化
11. このやり方が効く現場条件
- 入力ブックが複数ある
- 同名項目でも意味がズレている
- 名寄せが発生する
- 集計が毎回ほぼ同じ手順（期間などパラメータが違うだけ）
12. 次の一手：脱Excel（集計・出力から）
次の改善ターゲットは 脱Excel。
当面は 集計・出力（区分②）から置き換えます。
- 置き換え先の第一候補：Google Sheets + Apps Script
まとめ
人を変える前に、基準点（マスタ参照）を一本化すると、手戻りの大半は“勝手に減る”。
